Manual de Estructuración de Costos: Conceptos y Metodología.
Este manual ayuda a las organizaciones definir sus políticas de costos (overhead), sus centros de costos y necesidades de información para la toma de decisiones.
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Manual de Estructuración de Costos: Conceptos y Metodología
1. Introducción
Los sistemas financieros/contables de la mayoría de las ONG´s tienden a ser construidos para responder a las demandas de los financiadores principales de la ONG. En este esfuerzo de satisfacer a los financiadores, se descuidan las necesidades internas de información financiera, dejando a los usuarios principales de esta información sin la capacidad de tomar decisiones adecuadamente informadas. Además, los sistemas tienden a desvincular la información financiera de los procesos técnicos o actividades programáticas que generan los costos. Esta desvinculación resulta en las áreas (departamentos) financieras/contables que terminan trabajando por los donantes principales de la organización y no por la organización en sí, ignorando los usuarios internos que deben ser el enfoque principal de su gestión.
La gestión financiera se ve favorecida si la organización ha incluido en su sistema financiero/contable un enfoque de centros de costos, dado que ello permite un mejor ordenamiento de los costos e información pertinente para apoyar la toma de decisiones. Por otra parte, una implementación apropiada de centros de costos permite contabilizar los costos directos de los proyectos y a su vez asignarles su "parte justa" de los costos indirectos (personal administrativo, contable, alquiler de oficinas, etc.). Así, esta práctica favorece la recuperación total de costos y permite que una organización cuente con la información y los sistemas que sustenten tanto la negociación de proyectos como los reportes requeridos por las diversas fuentes de financiamiento.
El propósito de sistemas financieros es la provisión de información de la vida económica de la organización para la toma de decisiones y para operar transparentemente. El ordenamiento y asignación apropiada de costos considerando las diversas operaciones de una organización facilita la gestión de proyectos, el análisis financiero y la toma de decisiones. A su vez, la implementación de centros de costos y el análisis de costos indirectos promueve la sostenibilidad financiera.
El propósito de la metodología presentada en este documento es el de intentar cambiar los enfoques tradicionales de producción y uso de información financiera, para que los usuarios internos de las ONG´s empiecen a contar con información mas precisa, oportuna y a la medida que mejore su capacidad de tomar decisiones. Un proceso de estructuración de costos persigue la alineación de los sistemas de una ONG con sus necesidades de información financiera a fin de facilitar el rastreo de información crítica para la toma de decisiones, apoyar la recuperación de todos los costos asociados con la implementación de sus proyectos, y demostrar una estructura de costos transparente y vinculado a sus actividades planeadas en la ejecución de sus planes.
Author(s): Ortiz Aragón Alfredo, Rivero Guillermo. Pact USA.